分享過「如何在 Word 中插入 Excel 自動加總表格,上班族必備技能」和「如何讓 Word 表格資料連動 Excel,這也是上班族基本技能」,這些方式都可以讓 Word 中的數字自動加總,避免掉數字加總錯誤的麻煩,本篇將介紹第三種方式,在 Word 中加入功能變數,讓數字自動加總。

Word 加入功能變數,讓數字自動加總

▽ 先插入一個表格,範例中使用5x6表格建立,可自行增減欄數、列數。
Word 加入功能變數,讓數字自動加總

▽ 把相關的資訊輸入,留下需要設定公式的欄位。

Word 加入功能變數,讓數字自動加總

小提醒:單價及數量裡都可以加入單位,但只能出現一個數字。

▽ 在小計的欄位,工具列【插入】中【快速組件】的【功能變數】。

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▽ 點選【公式】。

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▽ 公式與 EXCEL 的方式相同,欄位為 A, B, C, D…,列則為 1, 2, 3, 4...以此類推,公式中輸入「B2*C2」。

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▽ 小計欄即會自動算出金額,可自行在後面加「元」。

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▽ 每個小計的欄位重複上述的步驟插入功能變數。

Word 加入功能變數,讓數字自動加總

這個方式的缺點就是無法像 Excel 裡複製格式,得一直重複步驟。

▽ 編到後面很容易亂掉,小技巧就是先增加一欄跟一列,先編號上去方便找到對應的代號,設定完成後再把欄跟列刪除即可。

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▽ 在總計欄位一樣插入功能變數,總合的公式為=sum(D2:D8)。

Word 加入功能變數,讓數字自動加總

▽ 如果是上面的數字全部要加總,也可以將公式設為=sum(above)。

Word 加入功能變數,讓數字自動加總

▽ 總計就會自動加總,只要公式設定正確,總合數字就一定會正確。

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▽ 如果內容有調整,如下圖中將印刷費單價調為 17 元,就將滑鼠移至印刷費的小計欄右鍵【更新功能變數】,金額就會自動更新。

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▽ 當然要記得,總計的地方一樣右鍵【更新功能變數】,總額才會正確。

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