Synology Drive 使用介紹教學分享

Synology 的雲端在進步,現在最新的雲端應用就是 Synology Drive,這項服務將全面整合 NAS 檔案、雲端與文書的應用,在過往我們得透過 Files Station、Cloud Station 與 Synology Office 來查看不同的應用與檔案,雖然功能很全面,但是不同服務得分別獨自使用,這對使用者來說很不方便,Synolgoy Drive 將全面整合這些服務與應用,讓所有的檔案都能透過單一入口存取,包含有 Synolgoy Office 文件檔案、其他檔案類型、圖片檔案等等,圖片還結合了 Synology Moments 新的圖片服務,只能說整體更進化了!

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要先使用 Synology Drive 必須先擁有一台 Synolgoy NAS 開始,這是最基本的,從套件中心安裝 Synology Drive,開啟後他像是一個檔案總管一樣,Drive 的預設目錄會在家目錄下的 Drive。以比較簡單的概念來形容 Synology Drive,你可以把它想像成是 Dropbox、Google Drive 或是 OneDrive 那樣的雲端硬碟服務(公有雲),只是我們今天自當主人,雲端空間就是在自己家裡的 NAS 上,也就是所謂的私有雲服務,不再受限於空間只有 2GB、5GB 這般大小,1TB 都沒有問題!

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Drive 的使用雖然很像檔案總管,不過實際上我們看側邊選單,有「團隊資料夾」、「與我共用」、「與他人分享」的目錄,這代表這也是一個很棒的協作平台,在檔案的共用與共享有一定的方便程度,尤其現在很多企業、公司也都開始使用 Synology 的服務,與同事們之間的檔案交換若只透過網路芳鄰就遜掉了,團隊資料夾可以共用檔案,或是透過分享功能直接分享給特定同事與朋友,甚至公開分享也可以,在使用的方便程度就像以前的 Cloud Station 一樣,有使用過的用戶應該能了解。若是相比目前市面上的公有雲服務,也更多了團隊使用的概念,而且可以很明確的區分他人與我共享、我與他人分享的檔案。

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前文說到 Drive 也整合了 Synology Office 的使用,新增功能可以直接新增文件、試算表、簡報與使用範本,甚至還具備有加密的檔案功能,以往我們的文書處理都是電腦端的 Office 軟體,現在很多人會依靠線上 Office 或是 Google 文書工具,而 Synolgoy 在這方面也一直在進步,從最之前的 Word 文件,到後來的 Spreadsheet 表單文件,現在連簡報功能都具備了,等於說文書工具鐵三角都已經到齊了,這個是大大有好處的,若辦公室導入了 Synology 的各種應用,文書檔案也可以很方便交換與使用。

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我將許多不同檔案類型的檔案放到 Drive 上,只要 NAS 中有安裝 Synolgoy Office 套件,就能直接的開啟檔案,第一次開啟的時候並不會具備有編輯功能,因為那個是屬於微軟 Office 的文書格式,這時候可以點選上方的「匯入 Synology Office」來轉換格式。

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檔案匯入 Synology Office 之後,就具備有完整的編輯功能,在線上修改文件非常的方便。

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PPT 檔案也是可以,不過若是風格比較豐富的背景有可能會消失,若是建立新的簡報檔案,也有內建多種的風格可以直接套用。

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右鍵點選檔案可以使用分享功能,分享連結就會馬上被準備好,接著可以設定分享的使用權限。

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分享權限大概分為內部帳號使用的檢視與編輯,以及公開的檢視與編輯。開放公開存取會不會有內容被亂改的風險?其實 Drive 有非常棒的版本控制,管理者可以設定要保留的版本數量,預設是保留 32 個不同的版本,就算資料被改到亂七八糟,只要在保留版本的數量之內,都可以很輕鬆地被救回來,而且使用者自己就可以找回以前版本的檔案,不用麻煩管理者。這讓我回想起以前在工作的時候,很多同事會一起編輯一份文件,因為開會時會以那份文件為主,就會常常發生內容不見的意外,若當時透過 Drive 的話就能很輕鬆地找回遺失的內容。

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說到檔案版本還原部分,只要點在檔案上點選右鍵,就能夠找到歷史版本的功能,開啟之後就可以看到過去該檔案的歷史版本,從右側選單就可以很方便的下載、還原或是建立副本,還原檔案方式真的很簡單。

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檔案或是資料夾都可以設定標籤,這也相當貼心,常常處理檔案的人就知道,檔案不是透過資料夾分類就好,譬如說你手上有很多專案建立了很多資料夾,但是裡面都有類似的企劃、報價、支出、計畫等等不同文件,同質的文件就可以套上相同的標籤,未來再找檔案也會非常快速,使用情境有很多很多,標籤功能可以自訂名稱與顏色,多多善用應該有助於辦公室效率的提升!

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分享出來的檔案會集中在「與他人的分享」,只要將權限改為私人以及取消任何受邀者的權限,就可以取消分享了!Synolgoy File Station 在分享功能上有時間的設定,很可惜時間限制功能沒有在 Drive 被看見,不然我覺得應該會更加好用,譬如說老闆丟出一份限時完成的文件,老闆就不用自己準時關閉,設定個時間就好,不是很方便嗎?哈哈!




Synology Drive Windows 安裝應用
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Synology Drive 除了從網頁使用之外,電腦版也可以安裝雲端工具,也是類似 Dropbox 那樣,很多人對於雲端檔案會有隱私疑慮,譬如說私密檔案與機密檔案,上了雲端沒有人可以保障你的帳號安全,檔案還是放回自己的 NAS 裡面比較可靠,在電腦上就必須安裝 Synlogy Drive Client 的工具,安裝步驟就不贅述了,下一步下一步的安裝。

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安裝完成開始使用,大前提就是您必須有 Synology NAS 才能開始使用 Drive。

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首先設定要連線的主機,並且填入帳號密碼登入。

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使用 ip 登入沒有問題,不過他會建議使用 QuickConnect 來連線,QuickConnect 是 Synology 中很棒的內建連線功能,就算你的 NAS 擺在區域網路之中,只要有設定 QuickConnect  的帳號,就可以透過網際網路來存取,甚至透過 Synology 的各種 APP 來連線,於是就算我的筆電今天帶出門使用,我的檔案依然可以同步回到家裡的 NAS,這才叫做雲端啊!

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我個人電腦的使用習慣,都是將檔案先放置在桌面上,之前第一時間的備份是透過 Cloud Station Backup,現在是 Synology Drive 取代了之前的 Cloud Station Backup,基本上作用是類似的,所以在初次設定的時候,我將本地資料夾改成我的電腦桌面,也在 Drive 伺服器上對應了一個資料夾來同步檔案。此外,最基本的模式就是建立一個資料夾,需要同步的檔案就往裡面丟,類似 Dropbox 的使用方式,只是那樣也是得手動將檔案丟進去,所以我乾脆直接同步我的工作目錄,目前大概使用了 108GB 空間,雖然有 OneDrive 和 Google Drive 的空間都有可能到那麼大,但是大家應該不會把整個桌面同步上去吧^^。

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NAS 上的同步資料夾可以自己選擇。

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可以限制要備份的檔案,譬如說常見的暫存檔格式就免了,或是設定檔案大小,這也是避免太多垃圾檔案被備份,這都是沒有避必要的,只是我自己的 NAS 我是比較無所謂,有很多零碎的小檔案都還是備份,我寧願什麼都備份到,不要什麼都沒有備份。

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同步模式可以自己選擇,雙向、只下載或是只上傳,我覺得能有這樣的選擇很棒,或許可以套用在很多不同的應用,譬如說若是希望檔案在 NAS 上都是存在的,就可以只有單向上傳,更不怕檔案勿刪的狀況發生。

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Synology Drive 相比公有雲的雲端工具,多了一個「與我共用」的資料夾設定,就是他人與我分享的項目會獨立出來,這設計具備人性化!以大家使用 Dropbox 的經驗來看,常常會有人分享檔案,導致自己的資料夾內很多共用資料夾,看久了有點眼花撩亂。若能將共用的獨立出來,我覺得找檔案更加方便,而且也能設定一個資料夾自動將檔案下載下來,當別人的檔案與你分享,你在自己電腦打開就好,感覺真的很方便。

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設定完以上項目之後,Drive 就正式啟用囉!!!

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因為我設定同步的資料夾是整個桌面,所有檔案數量 64519 個、資料夾 4206 個、容量大小 108 GB,這麼多檔案的狀態下,以前透過 Cloud Station 速度並不快,不過這也是 Synology 有持續在優化的地方,眾多小檔的傳輸與同步速度增快不少,我放一個晚上就就同步完成了!!!從系統列可以喚出 Drive 的選單,如果要暫停點一下綠色勾勾就能暫停,一旁的資料夾圖示可以直接開起同步的資料夾,左下角的 Drvie 可以連線到瀏覽器使用,滑鼠移到檔案上就會出現分享按鈕,一般檔案要分享也可以透過滑鼠右鍵選單來分享,分享的設定與之前網頁版的介紹相同。

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全域設定建議大家可以將設定走過一次,譬如說當你有暫停同步的時候,譬如說遇到網路連線很慢,尤其出國時的網路都是付費的,速度不見得能比上台灣,這時候當然是建議將同步關閉,那下次起開啟連線同步的時候,你希望檔案怎麼處理呢?電腦中刪除的檔案再從 NAS 下載回來嗎?還是也同步刪除 NAS 上的檔案?在設定中可以優先設定這個項目。此外若有遇到檔案版本衝突的時候,是選擇保留最近修改的版本,還是保留 NAS 上的版本等等。

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只要有檔案同步就會在系統列通知,這是可以被關閉的,尤其當檔案不斷存取的時候,通知就會變成一種干擾,反正 Drive 會穩穩運作的。

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顯示設定我主要調整資料夾與檔案的圖示設定,其實 Drive 的功能很貼心,已經同步檔案會再顯示一個小勾勾,不過當滿山滿谷的小勾勾時就很可怕,我就會將狀態圖示關閉,只留下顯示不同步的檔案圖示,這樣就能知道那些檔案沒有被同步,其他的就是全部成功被同步。

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電腦端的使用不用多費心,初次設定好同步資料夾後就放著讓他跑就好,而我要特別強調的功能是右鍵選單,除了可以分享檔案之外,重要的是「瀏覽先前的版本」功能,這個功能真的是很需要的,以前 Cloud Station Backup 也有這功能,但是速度非常非常慢,慢到我都不好意思說了,現在使用 Drive 就沒有速度慢的問題了。

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我們使用電腦的習慣,一定有些檔案是一直使用、一直寫入的檔案,增增減減內容然後存檔,運氣不好刪錯資料存檔,然後又關閉檔案的話,再過去就是無解!!!透過 Drive 的版本功能,你要保留 100 份過往紀錄都可以,檔案備份與保護有非常長多種方法,我甚至很想把整台電腦都加入 Drive 好了,等 Synolgoy 推出「排除系統檔案」的選項時,我一定這樣做^^。

Synolgoy Drive APP 使用
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Drive APP 在手機上的使用差不多,不過就沒有同步資料夾的設定,我覺得用在瀏覽居多,能存取檔案就很方便了,選單部分與網頁版的相同,要上傳檔案時再自己透過 + 來新增。

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檔案的瀏覽方式就很直覺,有不同的模式可以檢視檔案。

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以往使用 Cloud Station 在搜尋速度上不快,Drive 也改善了搜尋功能,雖然速度還無法到秒殺那麼恐怖,但是真的不用等很久就是了!!!


Synology Drive 心得總結
終於寫完 Drive 的長篇大論!辛苦大家了~基本上 Synology Drive 已經取代了過去了 Clolud Station 的大部分功能,因此若已經在使用 Cloud Station 的朋友們,可以換成 Drive 來使用,對我來說用途上是相同的,而 Drive 主要是整合了 Synolgoy 的多項服務,讓這使用的道路更加明確,不用再搞那麼多的服務,要用就用 Drive 與 Offcie 就好,然也會有 Moments 的相簿服務可以使用,你得到的服務有雲端檔案同步、檔案分享、檔案備份、檔案版本控制與快速的檔案復原能力,這些功能如果是賣給企業一年可能七個零以上,我們現在只要買一台 Synology NAS 就可以擁有,很幸福吧!
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