Google文件編輯紀錄

同學一起趕報告、同事一起生專案...等情形,免不了會用到 Google 文件線上作業,但是要如何確實的知道,哪一段文字是誰增加的、誰修改了什麼呢?為了避免混亂的情形,小編整理了 3 種方法,能夠確實追蹤 Google 文件中,到底是哪位神隊友編輯了什麼文字,又或者誰都沒有貢獻,做等報告自動完成呢?趕快將下面這 3 種方法學起來,誰增修了什麼都能一清二楚,趕快跟著小編來看看吧。


1. 查看版本記錄
Google文件編輯紀錄

首先是透過「版本記錄」來查詢。Google 文件是線上即時儲存的,所有更改過的紀錄都可以到「版本記錄」查詢,而且是免費帳戶就可以使用的,也就是我們不須要購買任何商務版 Google 付費工具就能查看。路徑是點選左上方的「檔案」>「版本記錄」。

google試算表追蹤修訂

開啟「版本記錄」之後,就可以在右邊的視窗中,看到不同時間點間不同的使用者存取情形,每個使用者也都會用顏色區分開來。


2. 連結分享權限:加註者

Google 文件 註解 消失

要有效追蹤內容修訂,分享連結給朋友時,請記得將權限改為「加註者」。這樣一來,朋友點擊連結進來,就只能加註內容,而不能修改、移除內容。

google雲端誰看過

這個情況比較適合你是這份文件的擁有者或者你是組長,用於接受對方的修改建議非常適合,因為你可以在內文不被修改的行況下看到修改建議,若覺得修改建議不錯的話,直接按下旁邊的「打勾」按鈕就可以一鍵修改。


3. 建議編輯

Google文件編輯紀錄

另外想要留下編輯記錄,也可以在「共用」的下方,有個「編輯圖示」,將「直接編輯文件」改為「建議」就可以囉!

透過這 3 種方法,就可以確認團隊線上協做時,大家的編輯紀錄都是有跡可尋的,如此一來能夠大大省下團隊溝通時間,一眼就清楚哪邊是誰負責修改、編輯的,下次開啟 Google 文件時,別忘了這 3 種方法喔。
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