Word 讓多段相同文字同步更新,只要輸入一次下面自動更新!

Word 常常會有相同的文字,需要一直重複輸入,像是一篇文章中的主題,或是一份合約中的甲乙方,有沒有辦法只輸入一次,就讓下方的文字全部自動跟著一起更新呢?雖然說用取代就可以達到,但如果有多組文字 A、B、C 等需要同步更新,取代的步驟也會跟著變多啊!今天就教大家利用 Word 功能變數功能,一次同步更新相同文字!

Word功能變數
△ 首先打開 Word,我們這邊就以點單的合約內容來做示範,上圖姓名的部分,就是今天的目標啦,當擬好一份合約之後,只要學好今天的功能變數取代功能,下次跟其他人簽約時,只要更改最上方姓名,整份合約就可以同步更新,作業起來會更加有效率、更方便!

Word功能變數

△ 首先將最上方的名稱反白起來,接著點擊「插入」>「連結」>「書籤」。

Word教學

△ 接著輸入書籤名稱,這邊只要你辨識的出來就可以了,假如一份文件中有多個地方要取代的話,不要讓自己分不出來是哪一個就可以啦!輸入完名稱後,點擊右邊的新增,就算完成書籤的建立啦!書籤的概念就像是範本的概念,下方要同步文字的地方,直接選擇該書籤(範本)就可以囉!還是不清楚的話我們繼續看下去吧~

Word功能變數

△ 接著我們找到要讓文字同步更新的地方,點擊一下之後同樣選擇「插入」>「功能變數」。

Word文字同步

△ 功能變數名稱選擇「Ref」接著找到我們自己建立的書籤名稱,我剛剛輸入的是「甲方名稱」,直接點擊一下之後,按下確定就完成囉!

Word文字同步修改

△ 接著神奇的事情就發生啦,最上方的姓名處更改之後 ( 更改時從前方插入新文字 ),按下鍵盤快速鍵「Ctrl+A」+「F9」,剛剛插入書籤的地方就全部同步更新啦!雖然第一次設定比較耗時,但設定一次就可以一勞永逸啦,是不是比取代快速多了呢!?

範例下載:
Word功能變數文字同步範本.docx(本站下載)
檔案大小:14.9 KB

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