Word比較文件

被修改的 Word 文件,要怎麼校稿才不會看到頭昏眼花呢?Word 幾乎是大家辦公最常用的軟體之一,雖然今天分享的比較功能是一個滿基本的方式,但還是有大多數人都不會使用,所以今天要跟大家分享「如何在 Word 利用比較功能,在最快的時間內自動比較兩份相似文件,學會之後就再也不需要人工用眼睛校對的死去活來,還深怕會有漏掉的地方,趕快來看看如何使用比較的功能吧!關於 Word 小技巧你也可以參考:Word 加入功能變數,讓數字自動加總

Word比較文件
△ 首先開啟 Word 任意一份文件,接著找到最上方的「校閱」,並選擇底下的「比較」功能。

Word比較文件

△ 接著選擇兩份要比較的文件,左方為原始文件,也就是還沒經過修改的,右方是經過修改的文件,兩者都可以透過下拉式選單直接選取。

Word比較文件

△ 接著就可以看到如上圖的畫面,看起來有點複雜,但其實理解之後很容易,我們主要要看的是左邊大區塊的畫面,左邊這塊是兩個文件比較之後的畫面,右上是原始文件,右下是修改後的文件。你可能會覺得奇怪,為什麼左邊比較的文件,沒有秀出比較後的不同之處?如果你的畫面沒有秀出比較後的不同之處,請點擊上方紅色箭頭指示的地方,效果如下圖:

Word比較文件

△ 點擊之後,就可以看到 Word 幫我們把兩份文件的不同之處,呈現在左方的畫面中啦!這樣是不是比人工抓出不同之處還要快速又準確呢~

Word比較文件

△ 那麼找到不同支出之後,要怎麼更正呢?滑鼠移動到更正的文字上方並點一下,按下箭頭指示處的地方選擇「接受」,Word 就會自動幫我們訂正為修改之後的版本,相反的,如果你覺得原始版本比較好就選擇拒絕,這樣就會恢復成原始的版本啦!

Word比較文件

△ 全部都改完之後,就會顯示上圖的提示「文件中沒有任何註解或追蹤修訂」,看到這個就代表全部的不同之處,或是被修改過的地方全部改完啦!用這樣的方式來訂正文章、修改報告是不是比人工校閱快多了呢~

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